Diagrama de Gantt, ¿qué es y para qué sirve?

Indice

Diagrama de Gantt

¿Qué es un Diagrama de Gantt?

Un Diagrama de Gantt es un Organizador Gráfico que permite programar y planificar durante un período determinado. Al tener una visualización sencilla, es posible realizar un control y seguimiento del progreso de un proyecto en cada una de sus etapas. Por otro lado, puede reproducir de manera gráfica la duración y la secuencia de tareas, además de mostrar el calendario general del proyecto en cuestión.

Podemos decir que este diagrama es en realidad un sistema de coordenadas el cual cuenta con dos ejes: uno donde se ubican las tareas que se deben realizar desde el principio hasta el final del proyecto (el eje vertical) y otro en donde se ponen los tiempos donde cada una de las tareas va a durar (el eje horizontal). Los valores en el eje horizontal se van a acomodar dependiendo de las actividades que se van a realizar en dicho proyecto, lo que significa que puede ser desde horas hasta años.

Posteriormente, se le puede asignar un bloque rectangular a cada tarea, lo cual indica cuál es el progreso del proyecto y cuánto es el tiempo que resta para que se complete. Aplicando un código de colores puede ayudar también a hacer anotaciones o correcciones en el diagrama.

Usos del Diagrama de Gantt

El uso principal del Diagrama de Gantt suele ser gestionar presupuestos o controlar el gasto en diferentes situaciones. Sin embargo, más allá de las finanzas, este tipo de Organizador Gráfico puede ser aplicado en otros ámbitos:

Proyectos de construcción

Una construcción es, en definitiva, un proyecto que debe ser gestionado. Utilizar este tipo de diagramas puede ser una ayuda a la hora de contratar personal o hacer un seguimiento de los trabajos realizados hasta el momento. El esquema ideal seria agrupar fácilmente las diferentes etapas de construcción dentro de las columnas, con la posibilidad de editar las tareas según las necesidades del proyecto.

Tecnología de la Información

Muchas personas utilizan el Diagrama de Gantt para hacer una comparación entre las actividades que se programaron y cuáles son los recursos necesarios para poder completarlas. Planteando la visualización de proyectos de esa manera puede crear una imagen que refleje de manera fiel incluso de las estructuras más complejas, al igual que sus dependencias.

Educación

Este tipo de gráficos pueden reflejar las tareas de docentes, programas educativos e hitos académicos. Además, ayuda a compartimentar la información, reflejándola de manera transparente mediante estadísticas simples y descriptivas, además de datos demográficos de cada departamento o asignatura.

Marketing

Utilizando un Diagrama de Gantt en marketing puede ayudar a gestionar diferentes eventos, ya que es posible aplicar una serie de etapas de tiempo que se adapten a las diferentes etapas de los mismos. Por otro lado, utilizarlo puede aumentar la eficiencia en la gestión, haciendo que las personas involucradas estén constantemente actualizadas. Debido a que el marketing es una disciplina que suele modificar los proyectos hasta último momento, este diagrama resulta la mejor herramienta para poder reflejar esos cambios sin que eso se convierta en un problema a la hora de la aplicación.

Pasos para crear un Diagrama de Gantt

Crear este tipo de diagramas es muy sencillo, sólo se requiere seguir una serie de pasos.

  1. Para comenzar, se debe hacer una lista completa de todas las actividades que son necesarias para poder completar un proyecto. Eso puede significar que vamos a tener una larga lista de tareas; sin embargo, eso puede ayudar para asignar prioridades a cada una de ellas, generando así un orden de ejecución. Agruparemos estas las actividades por partidas específicas puede simplificar la gráfica de la mejor manera posible.
  2. Es ideal que el diseño de este Diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático que se puede. Lo importante es que transmita los aspectos más importantes de un proyecto, ya que va a ser consultado con frecuencia. Todas las personas implicadas dentro del proceso deben poder mirarlo y tener una idea clara de lo que vaya a suceder en cada uno de los momentos del proceso.
  3. En caso que así se lo desee, es posible crear y mantener actualizado una segunda versión más detallada del diagrama, de manera que la persona que lo vaya a ejecutar pueda consultarla. El Diagrama de Gantt permite hacer una monitorización clara del progreso, de manera que se pueda descubrir con facilidad cuáles son los puntos críticos, los períodos de inactividad y hacer un cálculo de los retrasos en la ejecución. Así, es posible prever cuáles son los posibles costos sobrevenidos, permitiendo reprogramar tareas de acuerdo a cuáles sean las nuevas condiciones.
  4. Por último, se debe destacar su facilidad de uso, sencillez y bajo costo de empleo. Es por eso que tantas empresas los utilizan, sobre todo las pequeñas y medianas.

¿Cómo realizar un Diagrama de Gantt?

Como hacer un diagrama de Gantt en excel

Agregar un comentario

Su dirección de correo no se hará público. Los campos requeridos están marcados *